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我如何处理积压的1061封电子邮件以收回我的收件箱

几周前的一个星期一早晨,我的腹部紧绷地打开了我的收件箱。几周前,我的收件箱大约有20封电子邮件。但是,在本周一,它已经激增到1,061封电子邮件。在90分钟内,我收到了100封电子邮件。那么,我如何快速处理这么多电子邮件?继续阅读。

如果您读过我的另一篇文章,《我用来保持工作效率而又不知所措的3条规则》,您可能会认为我已经掌握了这一切。

事实是,生活艰辛,事情起伏不定。我的方向是正确的,但我们所有人都从那辆众所周知的自行车上摔下来。因此,该重新开始了。这是我让事情恢复秩序并管理不堪重负的方法。

有四种策略可以管理大量收件箱:

处理全部(谁有那么多小时的空闲时间?)。

不断地选择它,而忽略其中的大部分(例如,随着时间的推移,让它不断地烦扰您,使您不知所措)。

全部删除(嘿,核选项有时是个不错的选择)。

分段处理。

我首选的管理收件箱的方法是分段处理。接下来是我使收件箱失控的一般策略。这也是每天和每周保持整洁的绝佳策略。

为什么我按段处理电子邮件

任何收件箱都面临的挑战是任何人都可以在其中放入一些东西。您发送的电子邮件越多,收到的电子邮件越多。这是一场永无止境的战斗。这就是为什么管理收件箱如此困难的原因。

为了解决这个问题,我建议您创建电子邮件的片段或大块进行处理。这些块的大小是有限的,并且可以比单个收件箱快得多地达到0。

在处理电子邮件时,分段处理电子邮件给人一种成就感-电子邮件的数量在不断减少!

分块处理的规则

要完成这项工作,要遵循两个基本规则。

如果电子邮件是可操作的:

如果可以在不到两分钟的时间内处理电子邮件,请立即进行处理。

如果要处理此电子邮件超过两分钟,请将其添加到您的待办事项列表中。我最喜欢的应用是Things,但Todoist,Nozbe,Asana或任何任务管理器都可以。

如果电子邮件不可处理:

阅读和删除。

阅读和存档。

如何分割您的电子邮件收件箱

以下规则适用于所有电子邮件收件箱,但是针对使用Gmail的规则量身定制的。对于Outlook或Yahoo等其他电子邮件工具,请查阅帮助文档,以了解如何以相同方式过滤电子邮件。

因此,我目前的收件箱总数为1,061。

昨天的电子邮件

在Gmail的搜索栏中输入“ in:inbox newer_than:2d old_than:1d”,以查看昨天的所有电子邮件。我首先从谢东(Tony Hsieh)的文章Yesterbox中发现了这种技术。这是维护收件箱的首选过滤器之一。

当我将此过滤器应用到我的1,061个收件箱中时,仅显示了两封电子邮件。太低了,因为那是星期一,周末我收到的电子邮件很少。花了一分钟时间才将这部分电子邮件恢复为0!

今天的电子邮件

在Gmail的搜索栏中输入“ in:inbox newer_than:1d”,以查看过去24小时内的所有电子邮件。

我处理下一个,因为它是下一个最小的列表。虽然回复旧电子邮件会很不错,但是该列表要长得多。我正在努力建立清除收件箱的动力,而不仅仅是维护它。

当我将其应用到我的1,061个收件箱中时,仅出现了21封电子邮件。花了22分钟才能将这部分电子邮件恢复为0。

过去一周

在Gmail的搜索栏中输入“ in:inbox innew_than:7d old_than:1d”,以查看过去7天的所有电子邮件。

处理完今天和昨天的电子邮件后,此列表仅包含87封电子邮件。比1,061封电子邮件更长一些,但仍然更易于管理。我喜欢从此列表的底部开始(从最早到最新),然后向后工作。这部分花费了我75分钟的时间。

超过30天

在Gmail的搜索栏中输入“ in:inbox old_than:30d”,以查看所有30天以上的电子邮件。

这是针对那些仍在等待响应或行动(即使已删除)的电子邮件。当应用于我的847收件箱时,此处仅显示29封电子邮件。处理又花了20分钟。

收件箱中的剩菜

处理完上述细分后,我的收件箱中还有101封电子邮件。您可以创建其他过滤器或一次处理所有过滤器。由于大约有100封电子邮件,因此我决定一起处理所有这些。

对于这个存储桶,我通常将Pomodoro设置为25分钟,并尽可能多地收发电子邮件。我再重复一两次,以查看收件箱。Pomodoro是一种有用的技术,可将工作分解成通常为25分钟的时间间隔。它使令人眼花of乱的电子邮件列表更加平易近人。

如果那里有紧急情况怎么办?不用担心我相信发件人会ping您以将其带到收件箱顶部。否则,它可能对时间不敏感。

使用Sanebox自动过滤

这些日期过滤器非常适合快速响应重要的电子邮件。但是,如果将它们加起来,就会发现差距。

2(昨天)+ 21(今天)+ 87(本周)+ 29(超过30天)+ 101(剩余)= 240

那不是1,061。

我其余的电子邮件在哪里?

在我的@Sanelater文件夹中,由Sanebox驱动。Sanebox是我最喜欢的工具之一。它可以与任何电子邮件客户端一起使用。它实际上会将所有不重要的电子邮件放入一个文件夹中,以便以后处理。它通过培训,社交媒体资料等将人工智能结合在一起工作。

我的@Sanelater文件夹中有806封电子邮件,其中大部分是新闻通讯,通知和我从未与之通信或未连接到社交网站的人的电子邮件。

八分钟后,我从806封电子邮件转到了48封电子邮件。大部分时间都是我想阅读的闲暇时间。

我尝试在每周的星期五处理一次此文件夹。虽然听起来很多,但速度非常快。通常,我最终会删除99%的电子邮件,我读了几本书,然后移到我的收件箱,因为它们是我需要回复的重要电子邮件(这是您训练Sanebox的方式)。

两个小时处理912封电子邮件

在不到两个小时的时间内,我的电子邮件就从1,061封变为149封。在这149封中,只有101封在我的收件箱中。四十八是一个低优先级,如果我有时间的话,很有趣。快速分割我的收件箱使处理大量电子邮件积压变得容易得多。

分割电子邮件之所以行之有效,是因为它能产生动力,并且每个分段的到达速度都比整个收件箱快得多(可能需要数小时或数天),而到达零。那收件箱不整洁?好吧,它不再感到难过了。

保持收件箱为零

那么,一旦收件箱重新得到控制,该怎么办?

每天继续使用这些细分。对我来说,这意味着每周至少有3次(星期一,星期三和星期五),我将查看“本周”过滤器以获取上周的电子邮件。有时每天20分钟,我会检查“今天的过滤器”并将其设置为0。如果我的收件箱中还有其他电子邮件,则会通过日历上的预定时间来接收。

温馨提示:在浏览器中为这些过滤器添加书签以进行快速细分。

祝您发送电子邮件愉快!

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