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为什么企业协作工具存在根本缺陷

Facebook Workplace和其他流行的企业协作工具,例如Yammer,Slack,Skype,WhatsApp和Salesforce Chatter,都承诺为当今地理上各异的工作场所提供一种神奇的解决方案。而且,如果目标是更轻松的交流和更现代的信息共享渠道,则这些工具可以取得一定程度的成功。

然而,他们错过要点的地方在于他们从员工之间和员工之间的互动中获得有意义的见解的能力。

CIO最近发表的一篇文章重点介绍了护肤公司Rodan&Fields通过使用Facebook Workplace改善内部协作的努力。文章吹捧了将许多软件平台整合为一个平台并创建“人们交互的通用和通用模型”的好处。

由于大量的新协作技术投放市场,因此协作已成为流行语。正确的协作工具将通过灌输人们工作方式的积极变化以及从根本上改变企业文化来提高生产力。

但是,公司在协作方面要做的不只是三心二意:相反,他们通过创造更好的方法来讨论想法,而将它们付诸实践,却只实现了协作价值的一半。具有讽刺意味的是,那些将协作视为IM或聊天功能的代名词的公司没有适当地为其员工配备设备。他们还冒着创造员工文化的风险,这些员工在没有感到更多联系的情况下进行更多协作。

相反,目标应该是开发新的想法,这些想法不仅要经过讨论,而且要得到高级管理层的切实听取和实施。为了有效发挥作用,协作平台要求整体工作场所文化发生真正的变化。管理层应该超越静态的业务孤岛,以支持跨不同项目组健康地共享新想法。

合作应增强员工的团结。

当人们可以从中获得实际收益时,他们愿意选择使用新系统。另一方面,被迫与自己合作的人们通常会抵制该过程,直到它适得其反。因此,最有效的组织会根据员工的采用情况来衡量新协作工具的成功程度。

在过去的十年中,业务协作软件系统已经走了很长一段路。最初的经典协作程序,Lotus Notes和Microsoft Sharepoint,被新一代工具所取代,该工具使分散的同事可以在全球范围内全天候开展业务。

Slack,Hipchat和Microsoft Teams等流行的新工具已采用基于聊天的协作方法。包括Microsoft Yammer,Salesforce Chatter和Jive在内的企业系统,在Facebook本身引入自己的工作场所工具之前,就创建了类似于Facebook的社交媒体业务平台。

其他协作平台(例如Dropbox,Box.com和Google Docs)允许远程团队共享对在线文档和文件的编辑。

最有效的平台使工作组可以提出创造性的项目解决方案,并对共同的优先事项进行投票。商业作家比尔·多尼乌斯(Bill Donius)在《赫芬顿邮报》上写道,解决人群可以通过团队集思广益来增强“战略民主化”。他解释说,这一过程“使团队能够快速确定有力的构想和潜在的战略解决方案。”此外,他说,参与者将在成果方面投入更多的精力,因为他们帮助制定了战略。

所有这些新工具仍然是实现最终目的的一种手段,它将同事们召集在一起。当然,协作不是一个一次性的项目,它需要不断进行调整,以便随着时间的推移纳入新的工具和策略。

重新考虑工作场所的协作。

培养合作需要一个积极的环境,鼓励人们在非判断性的气氛中集思广益并提出问题。每个人都应该认识到,不同的人采用不同的方法来解决问题,因此领导者应该鼓励同事相互尊重和互相鼓励,尽管他们之间存在分歧。

为了使每个人都在同一页面上,团队成员应采用定期安排的会议格式,以共享其每日和每周任务的计划。同样,应将所有成功的项目成果传达给小组的其他成员,以提高员工士气并树立“能做”的态度。

Future Think首席执行官Lisa Bodell在PWC Strategy + Business上写道,这对于管理人员来说,仔细检查员工如何汇集公司资源,结成联盟并实现共同目标也很有意义。Bodell建议指定一些团队负责人作为联络员,以弥合部门孤岛并协调各个工作组之间的活动。

另一个合作策略是创建点对点的指导,将来自不同业务部门的人配对,以分享他们对新想法和新资源的想法。此类指导计划应包括书面指导方针和截止日期,以确保取得成功的结果。

物理办公空间提供了将人们聚在一起的另一种方式。许多公司更喜欢开放式平面图,以激发自发的对话。根据国际管理设施协会(International Management Facility Association)的数据,现在美国大约70%的办公室都设有开放式工作区。

但是,即使是有墙壁,小隔间和隔板的办公室,也可以使同事们通过公共区域和休息室团结起来,休息室包括舒适的座位和用餐或交谈的空间。有时,将来自不同部门的人员放在同一个办公空间中可以激发新的思维并增强协作。

通过整合孤立的工作流程并扩大市场机会,协作可以使企业变得更加活跃。这样,真正的协作工作者将获得新的协同效应,从而激发创新并使其公司蓬勃发展。

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