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每个企业家都需要的组织和管理工具以提高生产力

您一次又一次地听到它:您必须更聪明地工作,而不是更努力。任何企业家更聪明地工作的最佳方式是拥有最好的组织和时间管理工具。如今,有很多工具可供选择,而且由于许多较新的工具都可以在智能手机上使用,因此您无需链接到办公桌就可以保持最高的工作效率。

不良的时间管理和组织安排可能会花费您和您的企业大量金钱。当使用技术时,尤其是对于重复性操作,可以减少或消除错误和工作时间。因此,无论您是刚开始使用技术工具来组织和管理业务,还是尚未更新工具,都需要花一些时间来考虑这些方法。

时间管理

考虑一下您的企业现在正在浪费时间。如果您像大多数企业主一样,很有可能要进行归档,检索重要文档,跟踪收入和支出,开具发票以及收集和培训员工。这些类型的工具可以使这些任务更容易,更快地完成:

基于云的文档存储。与其将重要文件锁定在办公室中,不如将它们在线存储(“云”),您可以在任何地方随时随地检索它们。Google云端硬盘可让您免费存储多达15GB的空间,同时让客户或同事可以进行协作。此空间中的其他工具包括Dropbox和Box。他们可以存储所有内容,从简单的文本文档到销售演示,市场研究和照片。它们会自动帮助您在一个地方提交投标书,并在另一个地方签订合同。它们的安全控制使您只能授予某些人访问某些文件的权限,从而减少了重要信息落入他人之手的机会。

在线财务工具。您现在已经知道,计算机会计程序比纸质账本能更好地管理企业财​​务(或更糟糕的是:收据塞在办公桌上)。与文档存储一样,不再需要将财务管理工具绑定到办公室中的计算机。有基于云的会计程序和电子发票工具,可以帮助您迈向良好的财务管理规范。借助Freshbooks和Xero这样的电子发票系统,您可以使计费和收款自动化:您可以预先设置标准发票类别和价格,以便立即从工作现场直接生成发票。一些电子发票系统正在添加工具以成为大型会计程序的轻量级版本。这些工具还可以节省大量时间:当税收季节来临时,它们使您可以轻松地查看您的财务状况。

培训计划。您的员工受过更好的培训,花费在管理员工上的时间越少,他们就越能为您的企业增加利润。当您已经戴了许多其他帽子时,您如何找到时间成为总教练?有在线资源和培训平台,可以使您的员工一口气学习,甚至参加考试并获得证书。如果在线资源不能完全满足您的需求,请考虑一些简单的步骤,例如不定期的午餐午餐研讨会或设置指导计划,以使经验丰富的员工能够分享他们的技能和知识。

组织

生产力对企业主很重要,要组织出最高生产力的诀窍。您可能没有自然的组织技巧,但是有些应用程序可以为您提供帮助。一些工具(例如KanbanFlow)可以提示您分配任务并设置截止日期。Trello等其他工具则充当项目管理工具来组织员工之间的工作流程。甚至还有诸如Proven之类的工具,它可以帮助您立即发布到多个工作委员会并筛选求职者,从而使新员工的雇用更加井井有条,更加高效。考虑到目前美国劳动力市场的紧张状况,这可以节省大量时间。

斯蒂芬·希恩鲍姆(Stephen Sheinbaum)是Bizfi的创始人,该市场是一个聚合市场,提供从短期融资到长期贷款,设备融资和信贷额度的多种替代融资。自2005年以来,Bizfi已向超过35,000个小企业(包括许多知名特许经营商)提供了超过20亿美元的资金。

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