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小企业主面临的5种数据管理挑战

作为小企业主,我们通常会戴上所有帽子。如果我们已经成长为不同时戴所有帽子的地方,我们每个月至少要旋转几次。数据科学家戴的一顶帽子变得越来越重要,而且越来越令人恐惧。尽管数据科学家的形式多种多样,技能也各不相同,但小型企业数据科学家主要负责解析和分析数据以提供有关业务的关键发现。目标是使用数据和发现来应对挑战,发现机会,并最终帮助企业节省时间和金钱。

尽管我们大多数人没有聘请真正的数据科学家来处理这些数字的奢望,但在开展业务并努力提高业务职能效率时,您应该了解并考虑一些事项。

这里有一些数据管理挑战和技巧。

1.数据策略:您有一个吗?

管理数据的总体和驱动结构是一种数据策略。数据策略本质上是一个路线图,用于确定公司将如何收集,处理,管理和存储内容。尽管数据策略的广度和深度可能会有所不同,但解释每个组成部分的简单策略至关重要。

例如,我经营一个小型健身工作室。我们通过第三方站点收集数据,所有收集的数据都存储在其平台内。但是,我们可以下载报告并导出内容,例如电子邮件地址和成员列表。但是,我们不具备从平台访问个人财务信息(例如信用卡号)的能力,这为我们的会员提供了一定程度的安全性,并使我们无法访问该敏感数据。

我们已实施准系统数据策略,该策略概述了谁可以访问成员数据,可以使用哪些计算机下载报告以及我们如何使用移动设备访问数据。对于可以从后端登录到我们第三方网站的任何人,我们还具有权限限制。

对于五人操作来说,这似乎有些过头了,但我们还是要谨慎对待数据,并确切地知道是谁与之交互以及如何进行交互。

2.数据收集:什么以及如何进行?

在大多数情况下,有两个紧迫的问题困扰着数据战略并推动了路线图。

您想收集什么数据?

您将如何收集这些数据?

由于数据收集可以采用多种格式(打印,数字和亲自)进行,因此共享和收集数据的方式已成为一个严重问题。处理敏感的个人识别信息时,应确保收集信息的安全。

另一个例子-信用卡信息如今非常敏感-尤其是最近数据泄露事件猛烈袭击使信用卡信息和身份受到威胁。经验法则是,如果您不必触摸此信息,则不必。使用可直接在客户面前使用的在线门户或芯片读取设备。或使用将处理和加密数据的商家服务来确保这些交易的顶级安全性。

3.数据存储:在哪里?

一旦有了数据,就必须存储它。尽管如今数据存储相对便宜,但是您不希望使用没有银行级加密,信誉不好或根本没有信誉的服务。

数据应通过可信任的平台进行存储,该平台可以根据公司当前和将来的需求进行扩展和扩展。

例如,数据存储空间(例如Dropbox和Google云端硬盘)将为您提供一定数量的可用空间,然后当您达到某个阈值时它将开始收费。这很方便,因为如果不需要的话,您可能不想投资大量的存储,但是您也不想在成长时完全切换平台。

这里要考虑的关键是安全性。确保无论在何处存储数据,都是安全的。

4.数据共享:谁?

解决了数据收集和存储难题之后,将数据投入使用的关键是数据共享,这也可以称为数据集成。

由于许多最好的数据存储程序都是基于云的,因此将数据留在硬件设备上,这可能是一件好事,因为这些系统变得足够聪明,可以相互通信并促进程序之间的集成。

例如,对于诸如Neat的程序,该程序用于存储收据和费用数据,所面临的挑战在于提取数据并将其导入另一个平台(如QuickBooks Online或其他会计平台)。

随着技术的不断进步,以及这些平台的不断智能化,只需单击几下即可轻松将费用报告形式的数据从Neat的高级服务导出到QuickBooks Online。从运营和会计角度来看,这可能会改变游戏规则,并且绝对可以节省时间,因为它可以创建简化的自动化工作流程。

另一个示例是联系人导入。如果您使用Neat或其他扫描软件来收集联系人信息,则希望能够轻松地将这些联系人导出到CRM或电子邮件服务提供商(ESP)中以管理数据库。对于我们的健身室,我们通过单击几下的流程将来自第三方站点的选择加入导入用于每月邮寄的“恒定联系”。

5.数据使用:何时?

数据策略的最后一项是了解何时以及如何使用数据。了解使用数据的含义,并确保您拥有使用该数据的权限。

当他们收到从未签名的电子邮件或不同意的指控时,没人会特别兴奋。请务必谨慎使用收集的数据,并且不要违反任何数据使用政策,这些政策应公开发布并提供给愿意提供数据的任何人。

这是一些其他注意事项。

随着您对数据策略的深入了解,请考虑以下事项:

数据策略发布和执行

数据黑客与责任

数据保护

只要您做对了,更智能,更明智的数据管理就可以从会议室中的笨拙大象变成您可以为小型企业释放的最佳业务支持者之一。

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