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如何使用Evernote来组织您的工作流程

如果您丢失了重要的名片,不知所措地想起那个设计精美的网站,或者努力收集三年的销售报告,那么免费软件Evernote可以帮助您组织业务。

“小型企业所有者因需要访问的信息量而生存和死亡,”Evernote的《更聪明的工作》一书的作者亚历山德拉·萨缪尔(Alexandra Samuel)说(哈佛商业评论出版社,2012年)。“将所有信息协调到系统中所花费的时间本身就可能成为另一项工作。您可以轻松地花费更多的时间来管理工具而不是执行任务。Evernote使访问信息变得尽可能容易。”

Evernote像书签工具一样工作,但是它不会生成一长串站点,而是将来自网络或计算机的信息放入笔记本中。例如,如果您正在做市场研究并在Internet上找到有趣的研究,则可以将其保存在Research笔记本中。或者,如果您正计划商务旅行,则可以在Trip笔记本中存储航班和酒店预订信息以及会议详细信息。

与Evernote相似的两个工具包括Catch.com,这是一个免费工具,可让您保存和组织不限数量的文本,照片和语音便笺;以及OneNoteby Microsoft,后者可让您免费创建和存储多达500个可搜索的便笺。 。

“由于它的灵活性,Evernote可以管理很多日常工作。”使用Evernote跟踪财务记录,会议记录,可交付成果和任务管理之类的东西的Samuel说。

Evernote的基本服务是免费的,每月上传40MB,但仅允许用户上传某些文件类型,例如图像,音频和pdf,并带有广告和升级提示,可能会令人讨厌。为了避免这些情况,您必须支付高级版本的费用,该版本每年的费用为$ 45。它提供了更多的共享选项和更大的上载容量,以及上载任何文件类型的能力。

您保存到Evernote的所有内容都存储为笔记。打开Evernote软件,然后单击New Note命令以添加信息。如果要从Internet保存信息,请在安装软件时单击自动添加到Web浏览器工具栏中的Evernote大象按钮。

要组织信息,您可以使用Evernote文件和侧边栏菜单中的命令将笔记分为笔记本,再将笔记本分为堆栈。

塞缪尔说,一个小型企业的所有者可能会为“联系人”创建一个笔记本,以存储您在会议上遇到的人的名字。“操作”,用于待办事项列表;“想法”,用于项目草案;和“灵感”,用于激励博客文章。

您保存到Evernote的所有内容都可以通过关键字进行搜索,这意味着您可以快速找到所需的内容,并且对纸张进行筛选绝对不会成为问题。Evernote的字符识别工具甚至允许您在照片中搜索单词。

优先考虑和激励

萨缪尔说,企业家的成功取决于优先考虑。“ Evernote通过帮助您预测和组织应注意的事项,从而使您始终专注于最重要的事项,从而帮助您设置和维持优先级。”

塞缪尔(Samuel)说,企业主不应该将笔记本视为文件。相反,他们应该将笔记本视为可以装满的水桶。例如,在生成销售线索时,将笔记本标记为“ Key Industries”或“ West Coast Prospects”。塞缪尔说,这将激励您向笔记本添加更多信息。

笔记本可以放在堆栈中,这将帮助您注意相关的小组。塞缪尔(Samuel)建议为诸如当前项目,过去的项目,创意实践和职责范围之类的事物创建堆栈。

“如果您有不经常使用的笔记本电脑堆栈,则表明您在职业或个人生活中存在某个领域被您忽略了,或者有一个责任领域您已准备好离开自己的迹象。盘子。”她说。

Access and Collaborate

Evernote可以下载到智能手机或平板电脑上,并且文件可以在所有设备之间同步。Evernote还具有协作功能,提供了一种与同事共享信息的简便方法。

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